オンラインサロン活用術 その7  〜優先順位をつけてタスク管理していくには?〜

どうも、ナースあさみ(@asami300765)です。

 

 

さて、はあちゅうサロンも5月に入り
少しずつサロン内にまとまりが出てきた感じがします。

 

 

それと同時に

 

メンバー1

どの情報を追っていけばいいかわからない

 

自分が何をやって、何を人に任せていいかわからない

名前

 

こんな風に
やりたいこと・やらなくてはいけないことに追われて
切羽詰まってる人も増えてきたんじゃないかと思います。

 

 

サロンオーナーのはあちゅうさんでさえ
こんな風に言っています。


私も例外ではなくて
やりたいこと・やらなくてはいけないこと
どんどん増えてますが

 

優先順位のつけ方やタスク管理については
そんなに困っていません。

 

最近では

どうやってタスクをこなしているんですか?
と、サロン内外問わず聞かれることが多いです。

 

そこで今回は

 

私の優先順位のつけ方とタスク管理
そのノウハウをご紹介していきます。

 

 

その前に

そもそも、なぜ私が
優先順位のつけ方とタスク管理を得意にしたかという理由から
お伝えしていきましょう。

 

 

 

ナースの仕事=優先順位の判断とタスク管理の連続

 

実は

看護師の業務そのものが
優先順位とタスク管理の連続なんです。

 

 

看護師の業務ってなかなか想像しにくいと思うのですが
それはもう、頭も身体もフル回転で働いています。

 

  • ◯◯さんの点滴変えたら、次に▽▽さんの処置をして…
  • 帰りに検査室と採血室に寄って、そのままレントゲンにいったら一番スムーズかな…
  • そろそろ■■さん、トイレに行く時間だろうから先に誘導しておいて…

 

 

波があるにせよ
業務中のほとんどの時間
手と身体を動かしながら
ずーーーーーーーーっと考えています。

そして、さらに大変なのが
その考えてる内容を
現実が軽々と超えてくるという点

  • はい、◯◯さん様子がおかしい→急変だ!
  • 検査室に寄ってる間に、患者さんの意識が飛んだ
  • 患者さんをトイレに連れていこうとした瞬間、別の患者さんの検査が呼ばれた

 

こんなことが日常的に起こっています。

一応、業務前に1日の大まかなスケジュールを立てるのですが
私の経験上
その通りに終わった日なんて1日もありません。

そんな日があったらむしろ怖いレベルです…

 

 

スケジュールが不安定なのはむしろ当たり前。

常に優先順位を考えながら
業務をタスク化していき
自分でやること
他の人でもできることをわけて
手と身体を動かしていく。

そうして1日の仕事をおえるんです。

 

ちなみに、私の看護師業務の優先順位のつけ方はご覧の通り。

  • 患者の命が危険かどうか
  • 医師のスケジュールの希少性(その時間しか取れない or 今しかない)
  • 患者にとって不利益かどうか
  • 患者からのクレームがくるかどうか

 

 

上から順に優先度が低くなっています。

クレームは一般企業からみると
重大なインシデントになるのでしょうが
医療職は少し特殊でして患者の命が最優先。

 

どんなに悪質なクレーマーでも
自分より死にそうな人がいることを
きちんと理解させることが出来れば
この辺りは調整が可能なんです。

 

 

というわけで前置きが長くなりましたが

 

優先順位のつけ方とタスク管理
そのノウハウをお伝えしていきますね!

 

 

多重課題=積んだ状態と向き合う

 

多重課題。

聞きなれない言葉だと思いますが
看護師はこの言葉を必ず聞いているはずです。

多重課題とは?を話していると長いので割愛しますが
一般の人でいうところの積んだ状態です。

 

例えば・・・

唐揚げ揚げてるのに子供がギャン泣きしてて
そんな中、ピンポーン!と宅急便がきちゃった、みたいな。

 

看護師もレベルの差はあれど
このような多重課題に日常的に陥っています。

 

でも、仕事でもそうでなくても大きなミスはできないし
いつかは解決しないといけないですよね?

 

では、多重課題を克服するにはどうするか?

 

 

 

まず課題(タスク)と向き合ってください。

自分が何を抱えているかを認識する、という意味です。

 

同時に

 

  • 困っている
  • イライラしている
  • 疲れている

 

など、自分の気持ちも感じられると
よりベターだと思います。

ただし感情の整理は
タスクが終わった後にやるのがオススメ。

感情を抱えながらの行動は
スピードが落ちます。

 

とりあえず、ギャーギャー騒ぐヒマがあるなら
抱えているタスクを紙に書いて下さい。
(手帳術が有効なのはこういう理由)

騒いでも問題は解決しません。

 

一見すると
紙に書くなんて遠回りのような気もしますが
解決策のスピードと質を考慮すると必要なプロセス。
急がば回れです。

 

先ほどの例にある唐揚げの人も
旦那に文句を言う前に
まずはタスクを認識しましょう。

 

紙に書くのが無理なら
自分で言葉にして喋ってみて下さい。

耳から言葉として頭の中に再入力することで
課題がより明確になります。

 

 

 

そうそう。
新人ナースの頃
よく先輩に聞かれたセリフがあります。

 

 

あと何を手伝えば仕事終わる?
です。

 

私も先輩になってようやくわかったのですが
頭の中に抱えている課題や現状を
自分の言葉にして伝えさせることによって
課題が明確になり対処が早くなります。

それに、言葉に出して言うことによって
先輩が優先順位をつけるのを手伝ってくれるんです。

 

それはあなたじゃなきゃわからないから
代わりに私はこれとこれもらうね、って。

 

こうしてタスクを把握し
先輩に優先順位をつけてもらいながら
自分でも優先順位のつけ方を学んでいく
ということを教わりました。

 

 

 

優先順位を決める訓練は◯◯をせよ!

 

この記事を書くために
優先順位やタスクでググったら
なにやら難しい記事がたくさん出てきて

ブラックあさみ

こんなんでできるようになるかーーー!!!

 

と、ちゃぶ台をひっくり返しそうになりましたよね。。

 

私が思う、優先順位の判断を鍛えるために
一番身近ですぐできるもの

 

 

 

それは

 

 

 

 

家事です。

家事こそマルチタスクの連続なんです。

 

みんな嫌いかもしれませんが
生活をしている人にとっては
切っても切れないもの。

どうせやるなら
効率よく終わらせて
余った時間や体力を他のことに注いだ方が
精神的にも健やかだと思います。

 

 

家事だけではなく
タスクや予定の優先順位を決める時の
あさみポイントは以下。

  1. 時間
  2. コスト
  3. 体力
  4. スピード
  5. クオリティ

 

頭の中でこれらが常にあって
その時の状況によってタスクの順位が変わる、という感じです。

 

例えば。

あと1時間で家を出なきゃいけないのに
トイレ掃除とお風呂掃除をしたい時の頭の中はこんな感じ。

あさみ

シャワー浴びながらお風呂掃除して、そのあと髪の毛乾かしてメイクして、トイレ掃除して、最後にお風呂のカビ好発部位にカビキラーかけて放置プランだったらザッと45分…うんいける!

 

上記の場合、時間に対しての優先順位が高いですが
クオリティに比重をおきたい時は
まとまった時間が取れるときにトイレ掃除してます。
(トイレはいつも綺麗にしておきたい派)

 

 

 

優先順位を決めたら、あとは淡々とやるのみ

 

タスクを把握し
優先順位を決めたら
あとはやるのみです。

 

サロンのタスクでいえば

  • イベントページを作る
  • コメントやいいねをする
  • アジェンダを作成する
  • フローシートをつくる
  • 〇〇さんに連絡する

 

 

こんな感じでしょうか。

 

慣れてきた人にオススメなのが
やるのにどれくらいに時間がかかるかを測っておくことです。

これでタスクにかかる時間のデータが溜まっていきます。

 

私の場合は、1000文字=1時間というデータがあるので
この記事を書くのに約3〜4時間かかるという予測が立てられます。
(実際は構成や調整でもう少しかかりました…)

 

予測と実測のデータをためていけば
優先順位のつけ方とタスク管理の精度がさらに上がっていくので
PDCAをまわしやすくなります。

 

 

 

困難なことは分割する

 

そうは言っても
1人じゃどうしようもないときってありますよね?

 

そういうときは
プライドや見栄を捨てて
分け合いましょう。

できないものはできないし
疲れてたらできませんから。

 

  • 人に頼る、お願いする
  • タスクをさらに細分化して今じゃなくてもいいことは先送りに
  • 決定権を複数にし、同時に責任も分散させる

 

 

銀座の高級クラブかほこママもこう言ってるくらいなので
難しいことは分割しましょう。

 

1人で抱えなくて大丈夫です。

1人の力には限界がありますから
無理に頑張っても燃え尽きてしまうだけ。

 

 

 

 

完璧を目指さない、8割を目指す

 

これは職人気質の人には理解が難しいかもしれません…

 

 

しかし

 

完璧を目指してると
いつまでたっても評価ができないんです。

評価ができないと軌道修正・訂正ができないので
次第にPJや企画のクオリティが落ちます。

なので、8割で外に出すということを試してみて欲しいです。

 

私の場合で言えば
この記事も6割くらいの内容&量で公開してしまってますし

作り置きの仕事で言えば
本当は国産のお肉の方が美味しいけど
外国産&冷凍のお肉でもなんとかするしかないよね、って感じです。

 

 

まとめ

 

かなり駆け足になってしまいましたが
いかがだったでしょうか…?

 

優先順位のつけ方とタスク管理は
切っても切れない関係性。

ちょっと大変かもしれませんが
同時に高めていく方が成長が早いと思っています。

 

 

この内容に関しては
もう少し加筆・修正していくつもりですので
リプやご意見、お待ちしています!

 

 

 

最後に

 

はあちゅうさんがベンチマークしている
箕輪編集室の言葉がぴったりだったので
こちらお納めください。

 

ではまた。

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